グループウエア マニュアル 2022.12.18
※管理者向けですが、ユーザー向けは、グループウエアのヘルプで表示できます。
Q0:年度ごとに最初に設定することは?
・ユーザーデータのスプレッドシートで追加、変更を行います。最初にshokuin_accumulationのシートで、ユーザーを追加(NameとEmail,HyojiYotei)していきます。(削除はしない。)
HyojiYoteiは、設定のシートのsettei2のシートの「予定2を利用するグループ名」に入力した予定を使用する場合のみ、2という数字を入力します。他は、ディフォルトで1の「予定1を利用するグループ名」とみなします。
・次にshokuinのシートで、Nameの欄を選択して、新メンバの表を完成させます。Nameの選択で、自動的にEmaiやId番号を、shokuin_accumulationのシートから拾ってくるので、shokuinのシートで操作するのは、Nameの選択のみとしてください。
なお、ShokuinBangoは、回覧先の順番に影響します。
・次に、グループの設定を行います。
少人数のグループに、先に氏名を入力していきます。選択してもいいのですが、入力しながらのほうが、入力した文字に応じて該当氏名が検索されて、効率的に入力できます。少人数のグループの入力が終わったら、そのメンバーをコピーして、特殊貼り付け>値のみ貼り付け を使って、より大人数のグループに名前を貼り付けていくと、効率的に作成できます。
・次に、管理者権限を使い、グーグルのグループ(グループウエアに編集権限を与えているグループ)でも、ユーザーの追加、変更を行います。これを忘れると、うまくログインできません。
※最初に、グーグルのグループに登録してから、そのデータを使って、グループウエアのユーザーデータ(shokuin_accumulation)に、member_parse.gsにより自動で追加する方法もあります。詳細はmember_parse.gsコード内の説明を参照。
Q1:トップページの予定が別の日付の内容になっているときに確認することは?
1)設定データのtodaytomorrowとtodaytomorrow2の2つのシートには、毎日変更すべき日付セルがあるので、設定で、毎時、日付を再計算する設定にしておく必要がある。
2)定期実行についてのログでエラー内容を確認する。
①予定ファイルの更新チェック teikijikko1と 2 3パターンがある
・予定ファイルは、アップロードしたときは、Topページの予定が更新される。
・Googleドライブのエクセルファイルが更新されたときは、1分間隔で監視
しているので、更新を検知したときに、Topページが更新される。
・夜間の行事ファイル更新 getyotei_preload() getyotei2_preload()が実行される。これは、エクセルファイルが更新されなくても、Topページが日付が変わったとき、更新するために必要。1)で毎時ファイル更新にしたているので、そのあと1時間余裕見て 午前1~2時の間に実行、さらに2~3時でも2回目の設定入れている。(間違って、日中の時刻にしないように気を付ける)
Q2:回覧データが定期的に削除されてないとき、確認することは?
・夜間の回覧関連データの定期削除 teikidel
15分起きにしてるが、コードにより夜間のみ実行している。
ログをみて、エラー内容の確認をする。
Q3:ポップアップ表示の機能がうまくいかないとき、確認することは?
ポップアップ画面表示のための機能 WebApiのための別プロジェクトで実行
1分間隔で、ユーザー名のついたテキストファイルが指定フォルダにないか
確認し、あれば、未読情報を書き込んだテキストファイル(先頭にOUT_をつけたも の)を作成し、グーグルドライブをWindowsのドライブにリンクした共有フォルダの 中で、各端末がこのファイルを読み取るようにしている。
Q4:添付ファイルがアップロードできないとき、確認することは?
使用する各フォルダの権限は、グループウエアのユーザーのグループ全体に対して、編集可能にしておく。とくに、添付ファイルフォルダの権限設定がそうなってないと、うまくアップロードできない。
Q5:日付の表示がおかしいとき、確認することは?
初期設定の状態では、スプレッドシートが、日本標準時になっていない。UTCに対して+9の日本標準時に設定を変える必要がある。とくに、共通用の設定用のスプレッドシートについては、これがされてないと、トップページの予定がうまく表示されない。
※その他 追加事項(2024.3.16): サイト作成から1年以上経過してしまい、細かいところは忘れかけていますが、確か
・GASのライブラリには Parserの追加が必要
サービスには Driveの追加も必要 だったと思います。